Representatiekosten zijn kosten die je als ondernemer maakt om jouw zaak goed te presenteren, waar geen directe tegenprestatie aan verbonden is. Denk bijvoorbeeld aan feestjes, etentjes en zakelijke kleding.

In beginsel zijn kosten aftrekbaar. De belastingdienst stelt echter grenzen aan de aftrekbaarheid van representatiekosten. Er is namelijk geen directe tegenprestatie aan verbonden, waardoor de belastingdienst de zakelijkheid van representatiekosten in twijfel trekt. Daarom is er besloten om deze kosten deels aftrekbaar te maken.

Voorbeelden van representatiekosten

Representatiekosten is een verzamelwoord, dat diverse verschillende kosten omvat. De belastingdienst specificeert niet exact wat zij bedoelt met representatie, omdat niet precies vastligt wat allemaal onder representatie valt, kan hier enigszins flexibel mee omgegaan worden en is er een discussie aan te gaan met de belastingdienst als je goed kan onderbouwen waarom het representatie is.

Kosten die in ieder geval als representatiekosten aangemerkt worden, zijn:

- Zakelijke lunches en diners

- Organisatiekosten van zakelijke feesten en evenementen

- Bijdragen aan feesten en evenementen

- Relatiegeschenken

- Congressen en recepties

Geen representatiekosten

Kosten die de belastingdienst in ieder geval niet als representatie ziet, zijn:

- Kleding (met uitzondering van bedrijfskleding met opdruk van logo)

- Persoonlijke verzorging

- Vaartuigen voor representatieve doeleinden

Aftrekbaarheid representatiekosten

De belastingdienst heeft bepaald dat representatiekosten beperkt aftrekbaar zijn van de winst. Ze vallen onder de gemengde kosten.

Representatie of reclame

Er zijn veel overeenkomsten tussen reclamekosten en representatiekosten. Geef je bijvoorbeeld een bijdrage aan een evenement of sportclub, ten behoeve van representatie? Dan is het voordelig om een kleine tegenprestatie te bedingen, waardoor de kosten gezien worden als reclamekosten. Kosten voor reclame zijn – in tegenstelling tot representatiekosten – volledig aftrekbaar, waardoor je meer kosten op kan voeren, je minder winst hebt en dus minder inkomstenbelasting betaalt.

Een tegenprestatie kan bedongen worden in de vorm van een vermelding van jouw bedrijfsnaam of logo in de brochure of folder van het betreffende evenement, of een vermelding op de website. Maar je kan ook denken aan een opdruk op de shirts van de sportclub, een spandoek of reclamebord.

Wanneer je de kosten als reclamekosten wil verantwoorden in jouw administratie, vraag dan altijd een factuur, anders zal de belastingdienst alsnog niet akkoord gaan.

Andere beperkt aftrekbare kosten

Representatiekosten zijn zoals hierboven weergegeven, beperkt aftrekbare kosten, ook wel gemengde kosten genoemd. Naast representatiekosten zijn ook een aantal andere kosten beperkt aftrekbaar. Hier vallen onder:

- Voedsel, drank en genotmiddelen

- congressen

- seminars

- studiereizen

- reis- en verblijfskosten