Een factuur maken en versturen is misschien het enige dat je leuk vind aan je administratie. Je wordt namelijk betaald voor de diensten en/of goederen die je hebt geleverd; hier heb je het uiteraard allemaal voor gedaan!

De belastingdienst heeft een aantal eisen gesteld waaraan een factuur moet voldoen.

Je vindt ze hieronder!

Verplichte gegevens op een factuur

De belastingdienst stelt de volgende eisen aan facturen:

• Een factuur moet een (uniek) opvolgend factuurnummer hebben.
• Datum van uitreiking van de factuur staat vermeld.
• De datum of data waarop de diensten of producten geleverd zijn.
• Naam, adres, kvk-nummer en btw-identificatienummer van je bedrijf.
• Volledige naam en adres van de klant.
• Een duidelijke omschrijving en het aantal van de geleverde dienst of producten.
• De prijs exclusief btw en het totaalbedrag.
• Het btw-tarief in procenten en btw-bedrag in euro’s: bij verschillende btw-tarieven voor diensten of producten moet duidelijk onderscheid worden gemaakt per onderdeel.
• Het btw-identificatienummer van de klant moet vermeld worden, wanneer er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU of als je klant op grond van eenverleggingsregelingverantwoordelijk is voor de afdracht van btw. Let op: je bent als Nederlandse ondernemer verplicht het btw-nummer van je klant te controleren op juistheid.

Dit zijn de basisregels waaraan een factuur moet voldoen, kijk voor uitzonderingen op de website van de belastingdienst.

Facturen digitaal versturen

Elektronisch verstuurde facturen hebben officieel dezelfde status als facturen die per post verstuurd zijn. Overstappen op digitaal factureren kan jou een aanzienlijke besparing van tijd en geld opleveren.

PDF

De factuur kan via e-mail verstuurd worden in de vorm van een pdf-, Excel- of Worddocument. Het heeft wel de voorkeur om jouw factuur in de vorm van een pdf te versturen, omdat de ontvanger er dan niets meer aan kan veranderen. Theoretisch zou de ontvanger de bedragen of data van een elektronisch ontvangen Excel- of Worddocument kunnen aanpassen, waarna er dus discussie kan ontstaan over de inhoud van de factuur.

Administratie

Ook voor je eigen administratie is het niet nodig facturen te printen en fysiek te bewaren. Een elektronisch systeem volstaat. Papieren rekeningen kunnen worden gescand en digitaal worden opgeslagen. De enige eis die de fiscus (belastingdienst) stelt, is dat de opgeslagen factuurgegevens bij controle binnen redelijke termijn ter beschikking gesteld moeten kunnen worden aan de inspecteur. Van elke factuur die je verstuurt, moet je wel een kopie bewaren in jouw administratie. De eisen aan elektronische facturen zijn overigens hetzelfde als die voor papieren facturen.

Past je de regels niet toe? Dan loop je risico om geweigerd te worden voor de btw-aftrek. Ook loop je kans op een boete per onjuiste verkoopfactuur van maximaal €5.278.

Conclusie

Het is als ondernemer van belang om oplettend om te gaan met het maken of ontvangen van facturen. Zorg ervoor dat de bovenstaande factuurvereisten op de factuur zijn verwerkt. Zijn er toch fouten in de factuur geslopen, zorg dan voor een creditfactuur met een nieuwe correcte factuur die aan de afnemer wordt uitgereikt. Een afnemer die ziet dat er fouten in de inkoopfactuur zitten doet er verstandig aan dit te melden bij de leverancier, met daarbij het verzoek een creditfactuur toe te sturen met een nieuwe correcte factuur. Wordt dit niet gedaan dan kan de Belastingdienst een hoge boete opleggen aan de leverancier. Bij de afnemer kan zelfs het recht van vooraftrek op btw worden beperkt.