We merken dat er veel fouten worden gemaakt bij het verwerken van zakenlunches in de administratie. Het blijft een beetje grijs gebied wanneer er wel of geen btw verrekend mag worden als het om eten en drinken gaat. Voor de zakenlunches leggen we het hieronder verder uit.

Wanneer is iets een zakenlunch?

Iets is ‘zakelijk’ als het gaat om de belangen van je onderneming. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van jouw onderneming en de kosten die rechtstreeks op je onderneming betrekking hebben. Bij het beslissen of iets een ‘zakelijke lunch’ is of niet is het dus belangrijk dat het aannemelijk gemaakt kan worden dat de lunch in het belang was van de onderneming.

Als je bijvoorbeeld gaat lunchen met een zakenpartner, een (potentiële) klant of een leverancier dan is dit vaak duidelijk ‘zakelijk’. Voor de boekhoudkundige verantwoording van een zakenlunch is de locatie waar je luncht ook belangrijk; je mag, afhankelijk van de locatie, namelijk niet alle btw terugvorderen van de Belastingdienst.

Mag je de btw van een zakenlunch terugvorderen?

Normaliter mag je de btw over zakelijke inkopen terugvorderen als voorbelasting. In het geval van zakenlunches (eten & drinken) is de regelgeving iets ingewikkelder.

Er zijn twee situaties:

1. Lunch op kantoor
Haal je de lunch in een horecagelegenheid en nuttig je deze lunch op kantoor, dan mag je de btw wel terugvorderen van de Belastingdienst.

2. Lunch buiten kantoor
Lunch en nuttig je in een horecagelegenheid of laat je een cateraar de lunch verzorgen in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte dan mag je de btw niet terugvorderen van de Belastingdienst.

Mag je de kosten van een zakenlunch (volledig) ten laste van de winst boeken?

In de regel is het zo dat je alle kosten die je bedrijfsmatig maakt, volledig mag aftrekken van de winst. Ondernemers doen dit natuurlijk graag, immers hoe meer kosten, hoe lager je winst waardoor je uiteindelijk minder belasting hoeft te betalen.

Een zakenlunch (eten en drinken) valt onder de post ‘representatie-kosten’ waar ook het gebruik van genotsmiddelen, het bezoek aan congressen, seminars, en studiereizen onder vallen.

Voor zakenlunches gelden dus andere regels dan voor ‘gewone’ bedrijfskosten. De kosten van een zakenlunch mogen wel worden opgevoerd als bedrijfsmatige kosten, maar niet volledig.

Er zijn twee mogelijkheden om deze bedrijfskosten ten laste van de winst op te voeren:

1. Drempelbedrag maar daarna volledige aftrek
Tot de drempel van € 4.500,- zijn kosten voor lunches niet aftrekbaar. Haal je deze drempel wel dan mag je over het meerdere 100% van de kosten ten laste van de winst opvoeren. Deze variant is voor de doornsee ZZP’er NIET aantrekkelijk, de drempel is simpelweg te hoog.

2. Geen drempelbedrag maar beperkte aftrek
De meest gebruikte variant is om te kiezen voor gedeeltelijk aftrek ten laste van je winst. Bij deze variant mag je 80% opvoeren als kosten en ten laste van de winst laten gaan. Het restant (20%) is dan voor eigen rekening.

Ieder jaar mag je opnieuw kiezen voor welke methode je wilt toepassen in je administratie. De meeste ZZP’ers halen het bedrag waarbij optie 1 voordelig is nooit. Om die reden is voor hen optie 2: ‘Geen drempelbedrag maar beperkte aftrek’ het meest aantrekkelijk.

Hoe verwerk je zakenlunches nu gemakkelijk in je administratie?

Omdat voor de ZZP’er de optie van ‘Geen drempelbedrag maar beperkte aftrek’ het meest aantrekkelijk is, zien we in de praktijk vaak dat de ZZP’er geneigd is om bij iedere zakenlunch/transactie een correctieboeking te maken van 20%. Dit is een erg bewerkelijke methode, je moet immers per transactie een correctie maken.

Indien je alle representatie-kosten, waaronder mede begrepen ‘Eten & drinken’ op één rubriek/grootboekrekening boekt, kun je het beste aan het einde van het jaar één keer een correctieboeking maken voor het totale bedrag in je boekhouding, dat scheelt je een hoop tijd!